Un CRM con WhatsApp es un CRM que recibe y envía mensajes de WhatsApp desde el mismo sistema donde están los clientes, de modo que cada conversación queda registrada en la ficha del contacto y la puede atender cualquier persona del equipo. La forma segura de conectarlo es la API oficial de WhatsApp Business (Cloud API de Meta), que cobra por mensaje enviado según su categoría y el país del destinatario. Los conectores no oficiales, que imitan WhatsApp Web, son más baratos pero violan los términos de WhatsApp y pueden terminar con el número bloqueado.
Si buscas primero qué es y para qué sirve un CRM, revisa qué es un CRM.
Qué resuelve integrar WhatsApp al CRM
Cuando los clientes escriben a un celular de la empresa o al WhatsApp personal de cada vendedor, aparecen los mismos problemas que un CRM busca evitar:
- Historial disperso. Cada conversación vive en un teléfono distinto. Si el vendedor se va, el historial se va con él.
- Sin asignación. Nadie sabe quién debe responder ni si alguien ya respondió.
- Sin medición. No se sabe cuántos contactos llegaron por WhatsApp, cuánto se tardó en responder ni cuántos compraron.
- Un solo dispositivo. La aplicación de WhatsApp Business permite pocos dispositivos vinculados, y no está pensada para un equipo de atención.
Con la integración, los mensajes entran a una bandeja compartida, se asignan a una persona o equipo, se vinculan al contacto y a la oportunidad, y se pueden automatizar respuestas, recordatorios y avisos de pedidos.
Cómo funciona la API oficial de WhatsApp Business
Meta ofrece dos productos distintos para empresas:
| App WhatsApp Business | Plataforma WhatsApp Business (API) | |
|---|---|---|
| Qué es | Aplicación gratuita para el celular | Interfaz para conectar WhatsApp a un sistema (CRM, chat, bot) |
| Usuarios | Una persona con pocos dispositivos vinculados | Ilimitados, a través del sistema que la usa |
| Costo | Gratis | Se paga por mensaje entregado, según categoría y país |
| Automatización | Respuestas rápidas y mensajes de ausencia | Bots, flujos, integraciones, envíos desde el CRM |
| Integración con CRM | No | Sí |
La API se usa a través de la Cloud API, alojada por Meta, ya sea directamente o mediante un proveedor de soluciones (BSP) como Twilio, Gupshup o 360dialog, que agregan su propia tarifa. Para conectarse se necesita una cuenta de Meta Business, verificar la empresa y registrar un número de teléfono. Meta permite además la modalidad coexistencia, que deja usar el mismo número en la app WhatsApp Business y en la API al mismo tiempo; varios CRM ya la ofrecen.
Las reglas básicas
- Consentimiento. Solo puedes escribir a usuarios que aceptaron recibir mensajes de tu empresa.
- Ventana de atención de 24 horas. Cuando un cliente te escribe, se abre una ventana de 24 horas que se renueva con cada mensaje suyo. Dentro de ella puedes responder con mensajes libres (texto, imágenes, audio).
- Plantillas fuera de la ventana. Para iniciar una conversación, o escribir cuando la ventana se cerró, debes usar una plantilla aprobada por Meta, con texto fijo y variables.
- Categorías de plantillas. Marketing (promociones, novedades), utilidad (confirmaciones de pedido, avisos de despacho, recordatorios de pago) y autenticación (códigos de verificación). Meta clasifica cada plantilla y la categoría define el precio.
Cuánto cuesta la API de WhatsApp
Desde el 1 de julio de 2025, Meta cobra por mensaje entregado, no por conversación. Lo que pagas depende de dos factores: la categoría del mensaje y el código de país del número que lo recibe. Los mensajes que te envían los clientes no se cobran.
La política vigente a noviembre de 2026, según la documentación de Meta actualizada el 30 de septiembre de 2026:
| Tipo de mensaje | Cuándo se usa | Se cobra |
|---|---|---|
| Marketing (plantilla) | Promociones, ofertas, recuperar carritos | Sí, siempre, según tarifa del país |
| Utilidad (plantilla) | Confirmaciones, avisos de despacho, recordatorios | Sí, según tarifa del país; tiene descuentos por volumen |
| Autenticación (plantilla) | Códigos de verificación | Sí, según tarifa del país; tiene descuentos por volumen |
| Servicio (mensaje libre en la ventana de 24 h) | Respuestas de una persona o de un bot propio | Los primeros 1.000 al mes por número son gratis; desde el 1.001 se cobran |
| Meta Business Agent | Respuestas generadas por el agente de IA de Meta | Sí, según los tokens consumidos |
Dos cambios del 1 de octubre de 2026 importan para estimar costos:
- Los mensajes de servicio volvieron a cobrarse después de los primeros 1.000 mensajes mensuales gratuitos por número. Habían sido gratuitos desde noviembre de 2024. Las organizaciones de gobierno y sin fines de lucro que Meta considera elegibles siguen sin pagarlos hasta fines de 2027.
- Las plantillas de utilidad enviadas dentro de la ventana de atención también pasaron a cobrarse; eran gratuitas desde julio de 2025.
Hay un caso en que Meta no cobra nada: cuando el cliente llega desde un anuncio que abre WhatsApp (Click to WhatsApp) y respondes dentro de la ventana, se abre una ventana gratuita de hasta 7 días para mensajes de marketing, utilidad, autenticación y servicio.
Las tarifas están publicadas por país y categoría en las tablas de Meta. Chile, Argentina, Brasil, Colombia, México, Perú y España tienen tarifa propia; el resto de los países latinoamericanos se cobran con la tarifa regional “Resto de América Latina”. Desde 2026 se puede facturar en pesos chilenos, colombianos, mexicanos, argentinos o soles, además de dólares. Meta solo cambia precios el primer día de cada trimestre y avisa con al menos un mes de anticipación.
A la tarifa de Meta se suma lo que cobre el proveedor de la integración o el CRM por el canal, que varía mucho: algunos no cobran nada extra y otros agregan un margen por mensaje o una mensualidad.
El riesgo de los conectores no oficiales
Existen muchas herramientas que conectan WhatsApp a un CRM sin usar la API oficial: escanean un código QR como si fueran WhatsApp Web y automatizan el envío desde ese número. Algunas usan bibliotecas de código abierto que reproducen el protocolo de WhatsApp. Son atractivas porque no requieren verificación ni pagan tarifa a Meta.
Los problemas:
- Violan los términos de WhatsApp. Los términos de servicio prohíben acceder o usar el servicio por medios automatizados o no autorizados. Meta puede bloquear el número, temporal o permanentemente, y no hay a quién reclamar.
- El bloqueo llega sin aviso. Envíos masivos, muchos mensajes a números que no te tienen agendado o reportes de spam aceleran la detección. Perder el número principal de la empresa significa perder el canal con todos tus clientes.
- Fragilidad técnica. Cuando WhatsApp cambia su protocolo o su aplicación web, estos conectores dejan de funcionar hasta que alguien los actualiza.
- Sin plantillas ni categorías. Al no pasar por la plataforma oficial, no hay registro de consentimiento ni de categorías, lo que complica demostrar que los mensajes fueron autorizados.
Para el canal de atención de una empresa, la API oficial es la opción que no pone en riesgo el número.
Opciones para tener un CRM con WhatsApp
CRM con integración nativa
Varios CRM comerciales conectan WhatsApp por la API oficial desde su configuración, sin desarrollo:
| CRM | Integración con WhatsApp | Qué revisar |
|---|---|---|
| HubSpot | Bandeja de conversaciones y flujos de trabajo con WhatsApp | Requiere Marketing Hub o Service Hub Professional o Enterprise; no está en el plan gratuito ni en Starter |
| Odoo | App WhatsApp integrada con ventas, punto de venta y otras apps | Solo en Odoo Enterprise; no funciona en Community |
| Bitrix24 | Canal en su centro de contacto, conectado mediante proveedores como Twilio | Bitrix24 no cobra la integración; el proveedor cobra sus mensajes |
| Zoho CRM | Integraciones con la API oficial mediante extensiones y proveedores | Confirma qué proveedor usa y si cobra un margen por mensaje |
La comparación general de estas herramientas, con planes y precios, está en los mejores CRM.
Opciones libres: Chatwoot
Chatwoot es una plataforma de atención al cliente de código abierto que reúne en una bandeja compartida WhatsApp, chat del sitio web, correo, Instagram, Facebook y otros canales. Se conecta a WhatsApp por la Cloud API oficial. Su edición comunitaria tiene licencia MIT y se puede instalar gratis en un servidor propio; las funciones de la carpeta enterprise de su repositorio (SLA, paneles personalizados y otras) tienen licencia propietaria y requieren un plan de pago. También hay versión en la nube del fabricante.
Chatwoot no es un CRM completo: tiene contactos, etiquetas, notas, asignación y respuestas predefinidas, pero no embudo de ventas ni cotizaciones. La combinación habitual es Chatwoot para las conversaciones y un CRM libre como EspoCRM, SuiteCRM o el de Odoo para el proceso comercial, conectados por API. Las opciones de CRM libre están en CRM libres y gratuitos.
Con una instalación propia de Chatwoot y la Cloud API directa de Meta, el único costo variable son las tarifas de Meta por mensaje, sin margen de intermediario. A cambio, el servidor, los respaldos y las actualizaciones corren por tu cuenta.
Integración con n8n
n8n es una herramienta de automatización que se puede instalar en un servidor propio y tiene nodos para la WhatsApp Business Cloud API. Permite armar flujos como:
- Un mensaje entrante crea o actualiza el contacto en el CRM y registra la conversación.
- Una oportunidad ganada dispara una plantilla de confirmación.
- Un pedido despachado en el ERP envía el aviso con el número de seguimiento.
Es la opción más flexible cuando el CRM no tiene integración nativa o cuando necesitas conectar WhatsApp con varios sistemas a la vez, como el CRM, el ERP y la tienda en línea. Requiere entender cómo funcionan los webhooks y las llamadas a una API, aunque no exige programar todo.
¿Existe un CRM gratis para WhatsApp?
Gratis del todo, no, porque Meta cobra por mensaje en la API oficial. Lo más cercano es combinar software libre (Chatwoot más un CRM libre, o n8n) con la Cloud API directa: no pagas licencias ni intermediarios, solo las tarifas de Meta y el servidor. Con un volumen bajo de mensajes de servicio, los 1.000 mensajes gratuitos al mes por número cubren buena parte de la atención; los mensajes que inicia la empresa con plantillas siempre se pagan.
Qué revisar antes de elegir
- Que use la API oficial. Pregunta explícitamente si la integración pasa por la Cloud API de Meta o por un proveedor oficial. Si se conecta escaneando un código QR como WhatsApp Web, no es oficial.
- Quién es el dueño de la cuenta. La cuenta de WhatsApp Business y el número deben quedar a nombre de tu empresa en tu Meta Business, no del proveedor. Así puedes cambiar de CRM sin perder el número.
- Margen por mensaje. Compara la tarifa de Meta para tu país con lo que cobra el proveedor por cada categoría.
- Plan requerido. En varios CRM, WhatsApp solo está en planes superiores. Calcula el costo con ese plan, no con el de entrada.
- Plantillas y automatización. Que permita crear y sincronizar plantillas, enviarlas desde flujos y registrar el consentimiento del cliente.
- Bandeja compartida y asignación. Que varias personas puedan atender, transferir conversaciones y ver quién respondió.
- Volumen estimado. Estima cuántos mensajes de marketing, utilidad y servicio enviarás al mes para proyectar el costo real con las tarifas vigentes.
- Datos personales. Las conversaciones contienen datos personales. En Chile, la Ley 21.719 exige base legal para tratarlos y regula su transferencia a servidores en el extranjero.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un CRM con WhatsApp? Es un CRM que envía y recibe mensajes de WhatsApp desde el propio sistema, guarda cada conversación en la ficha del cliente y permite que varias personas atiendan el mismo número.
¿Cuánto cuesta la API de WhatsApp Business? Meta cobra por mensaje entregado según la categoría (marketing, utilidad, autenticación o servicio) y el país del destinatario. Desde octubre de 2026, cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes y paga los siguientes; las plantillas siempre se cobran, salvo en la ventana gratuita de anuncios que abren WhatsApp.
¿Pueden bloquear mi número por usar un conector no oficial? Sí. Los términos de WhatsApp prohíben el uso automatizado o no autorizado del servicio, y Meta puede suspender el número de forma temporal o permanente.
¿Puedo usar el mismo número en la app WhatsApp Business y en el CRM? Sí, si el CRM o el proveedor ofrece la modalidad de coexistencia de Meta, que permite usar el número en la app y en la API al mismo tiempo.
¿HubSpot gratis tiene WhatsApp? No. La integración de WhatsApp en HubSpot requiere Marketing Hub o Service Hub en plan Professional o Enterprise.
¿Hay una opción libre para atender WhatsApp desde un CRM? Sí. Chatwoot, con licencia MIT en su edición comunitaria, se conecta a la Cloud API oficial y se integra con CRM libres como EspoCRM, SuiteCRM u Odoo. n8n permite armar la integración por flujos.
Fuentes
- Meta: precios de la plataforma WhatsApp Business, actualizado el 30 de septiembre de 2026.
- WhatsApp: términos de servicio.
- HubSpot: conectar un canal de WhatsApp y coexistencia.
- Odoo: documentación de la app WhatsApp.
- Bitrix24: conectar WhatsApp.
- Chatwoot: ediciones Community y Enterprise.
- n8n: nodo de WhatsApp Business Cloud.