Software de inventario y ventas gratis: opciones libres y cuándo basta una planilla

Las opciones gratuitas y libres más sólidas para llevar inventario y ventas son Dolibarr, Odoo Community y ERPNext, que son ERP completos con bodegas, compras, ventas y punto de venta, y otras más simples: Open Source Point of Sale (punto de venta web con stock), uniCenta oPOS (punto de venta de escritorio) e InvenTree (inventario de piezas y repuestos). Todas se instalan sin pagar licencias ni límite de usuarios. Para un negocio con pocos productos y una sola persona registrando, una planilla de Excel o LibreOffice Calc bien armada también sirve. Lo que ninguna opción gratuita resuelve sola en Chile es la boleta y la factura electrónica ante el SII.

Comparación

Todas permiten trabajar con códigos de barra, al menos para identificar productos con un lector USB, que funciona como un teclado.

Dolibarr

ERP y CRM francés, liviano y modular: activas solo “Productos”, “Stock”, “Pedidos”, “Facturas” y “Punto de venta”, y el menú muestra solo eso. Maneja varias bodegas, transferencias entre ellas, inventarios físicos, lotes y números de serie con fecha de vencimiento, variantes de producto y precios por cliente. Su punto de venta, TakePOS, funciona en el navegador y sirve en tablet.

Es la opción más fácil de instalar: corre en un hosting PHP común o con un instalador para Windows. La integración con tiendas como WooCommerce existe mediante módulos de terceros en DoliStore, algunos de pago. Más detalle en qué es Dolibarr.

Conviene a: comercio o pyme pequeña que quiere inventario, compras y ventas en un solo sistema, sin equipo técnico.

Odoo Community, app Inventario

La app Inventario de Odoo es una de las más completas del mundo libre: bodegas y ubicaciones internas, rutas de abastecimiento, reglas de reorden, lotes y series con trazabilidad, varias unidades de medida y valorización del stock. Se conecta con Ventas, Compras, Punto de venta y Comercio electrónico, todas disponibles en Community.

La salvedad: la app Código de barras, la que permite recibir y despachar escaneando en bodega con un lector o un celular, es de la edición Enterprise. En Community el código de barras se usa como campo del producto y en el punto de venta, pero no hay flujo de bodega por escaneo sin módulos de terceros. Las diferencias completas están en Odoo Community vs Enterprise.

Hay otra vía gratuita, que no es software libre: el plan “una aplicación gratis” de Odoo Online permite usar una sola app de Enterprise, por ejemplo Inventario, con usuarios ilimitados y sin instalar nada. Si agregas una segunda app, pasas a pagar. Más sobre el sistema en qué es Odoo.

Conviene a: empresa que prevé crecer en procesos (compras, varias bodegas, tienda en línea) y puede invertir en una implementación.

ERPNext

ERP libre de Frappe con un módulo de inventario fuerte: multibodega, lotes y series, códigos de barra en las transacciones, valorización FIFO o promedio móvil, reorden automático y, si fabricas, listas de materiales y órdenes de producción. Trae un punto de venta web que sigue funcionando sin conexión. No tiene una edición de pago con funciones cerradas, y la integración oficial con Shopify y Amazon está en una app libre de Frappe.

Exige un servidor Linux o el alojamiento de Frappe Cloud, que se cobra por recursos y no por usuario. Más detalle en qué es ERPNext.

Conviene a: distribuidora o pequeña fábrica que necesita lotes, series y producción sin pagar una edición superior, y tiene a alguien que sepa administrar un servidor.

Opciones más simples

Open Source Point of Sale

Punto de venta web en PHP y MySQL. Maneja artículos y kits, stock, recepciones de mercadería, cotizaciones, facturas, generación e impresión de códigos de barra, clientes y proveedores, cierre de caja, permisos por usuario e informes de ventas e inventario. Se instala en un servidor web o con Docker.

Su licencia es MIT con una condición añadida: el pie de página con la versión y el enlace al proyecto debe mantenerse visible en todas las pantallas y no se puede modificar. Para uso interno no molesta; si piensas revender el sistema con tu marca, sí.

Conviene a: tienda o local con una o pocas cajas que necesita vender y controlar stock desde el navegador.

uniCenta oPOS

Punto de venta de escritorio en Java, derivado de Openbravo POS, pensado para comercio y restaurantes. Funciona en Windows, Linux y macOS, con base de datos MySQL u otras, y admite varias terminales y locales. Maneja productos, stock por ubicación, códigos de barra, impresoras de boletas y cajones de dinero.

Es GPL v3, pero el modelo tiene una particularidad: la versión gratuita que se descarga desde SourceForge va dos versiones detrás de la que reciben los clientes de su servicio de soporte.

Conviene a: local que quiere un punto de venta instalado en el equipo de caja, sin depender de internet.

InvenTree

Sistema de inventario web en Python y Django, con licencia MIT, pensado para piezas, componentes y repuestos. Organiza el stock por ubicaciones jerárquicas (bodega, estante, cajón), con lotes, números de serie, listas de materiales, órdenes de compra y de venta, etiquetas con código de barra o QR y una API completa. Se instala con Docker.

No tiene punto de venta ni contabilidad. Conviene a: taller, laboratorio, servicio técnico o fábrica pequeña que necesita saber dónde está cada pieza y cuántas quedan.

Cuándo basta una planilla de Excel

Una planilla sirve mientras se cumplan tres condiciones: pocos productos (algunas decenas o un par de cientos), una sola bodega y una sola persona registrando los movimientos. Pasado eso, aparecen los problemas típicos: dos personas editando a la vez, fórmulas que alguien borra sin querer, stock que no cuadra y nadie sabe desde cuándo.

Si vas a usar una, que no sea una lista de productos con una columna “stock” que se corrige a mano. Usa tres hojas:

1. Productos: código, nombre, unidad, costo, precio y stock mínimo.
2. Movimientos: fecha, código, tipo (entrada o salida), cantidad y documento de respaldo (factura de compra, boleta, guía). Cada movimiento es una fila nueva; nunca se edita una fila antigua.
3. Stock: el saldo calculado por fórmula. Por ejemplo, con los códigos en la columna B, el tipo en la C y la cantidad en la D de la hoja Movimientos: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Entrada") - SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Salida").

Con un formato condicional que marque en rojo lo que está bajo el stock mínimo, tienes un control básico funcionando. Todo esto funciona igual en LibreOffice Calc, que es libre y gratuito; las alternativas están en LibreOffice y alternativas a Office.

Qué funciones mirar

• Códigos de barra: que puedas asignarlos a cada producto, imprimir etiquetas y usar un lector en la venta. Si quieres escanear también al recibir y despachar en bodega, revisa que exista ese flujo, porque no todos lo tienen.
• Multibodega: stock separado por bodega o sucursal, con transferencias entre ellas que dejen registro.
• Lotes y series: imprescindibles en alimentos, farmacia, cosmética o electrónica, por vencimientos, garantías y retiros de producto.
• Punto de venta: caja rápida, varias formas de pago, cierre de caja y funcionamiento ante cortes de internet.
• Compras y reorden: que avise o genere la orden de compra cuando un producto baja del mínimo.
• Valorización: costo promedio o FIFO, para que el inventario tenga un valor contable creíble.
• Integración con e-commerce: que el stock se sincronice con tu tienda en línea o marketplace en los dos sentidos. Pregunta si el conector es oficial, de la comunidad o de pago.
• API: para conectar el sistema con otras herramientas, como una tienda en línea o una herramienta de automatización. Si no sabes para qué sirve, lee qué es una API.

Los límites de lo gratis

• Facturación electrónica en Chile. Ninguna de estas opciones emite boletas ni facturas ante el SII de fábrica. Necesitas integrarlas con un servicio de emisión o un módulo de terceros; las opciones están en facturación electrónica con software libre. Si emites pocos documentos, el portal gratuito del SII puede convivir con el sistema de inventario, aunque eso implica digitar dos veces.
• Servidor y respaldos. Instalado en tu equipo o servidor, nadie hace los respaldos por ti. Un disco que falla sin copia es el inventario perdido.
• Soporte. Hay foros y documentación, pero nadie está obligado a responderte. Si el sistema es crítico, presupuesta un técnico o un contrato de soporte.
• Tiempo de configuración. Cargar productos, unidades, bodegas y saldos iniciales lleva días. Es el mismo trabajo que con un sistema pagado, solo que lo haces tú.
• Funciones de pago dentro de lo gratuito. En Odoo, varias funciones de bodega son de Enterprise; en Dolibarr, algunos conectores son módulos de pago; en uniCenta, la última versión es para clientes de soporte.

Cuándo pasar a un ERP

El salto se justifica cuando el inventario deja de ser un tema aislado y se mezcla con todo lo demás:

• Varias bodegas o sucursales, y transferencias frecuentes entre ellas.
• Compras recurrentes a proveedores, con órdenes de compra y recepciones parciales.
• Contabilidad que necesita el costo de venta y el valor del inventario al cierre de cada mes.
• Ventas en varios canales (local, tienda en línea, marketplaces) que descuentan del mismo stock.
• Producción o armado de kits a partir de materias primas.
• Más de cinco personas registrando movimientos.

En ese punto conviene un ERP: Dolibarr, Odoo o ERPNext si quieres seguir en software libre (comparación de ERP libres), o un sistema chileno con facturación incluida si prefieres pagar mensualidad y no administrar servidores (ERP en Chile).

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de inventario gratis? Para una pyme sin equipo técnico, Dolibarr: es libre, liviano, maneja varias bodegas, lotes y punto de venta, y se instala en un hosting común. Si la empresa va a crecer en procesos, Odoo Community o ERPNext ofrecen más, a cambio de una instalación más exigente.

¿Hay una app gratis para llevar inventario y ventas? Sí. Dolibarr, Odoo y ERPNext funcionan en el navegador del celular o la tablet, y Open Source Point of Sale también. Odoo Online además permite usar una sola app, como Inventario, gratis y sin instalar nada, aunque esa modalidad no es software libre.

¿Sirve Excel para el control de inventario? Sirve para pocos productos, una bodega y una sola persona registrando. La clave es separar una hoja de productos, una de movimientos y una de stock calculado por fórmula, en lugar de corregir el saldo a mano.

¿Un software de inventario gratis emite boletas electrónicas en Chile? No de fábrica. Las opciones libres necesitan integrarse con un servicio de facturación electrónica o un módulo de terceros para emitir boletas y facturas ante el SII.

¿Qué diferencia hay entre un software de inventario y un ERP? Un software de inventario controla existencias, movimientos y, a veces, ventas. Un ERP integra además compras, contabilidad, facturación y otras áreas sobre los mismos datos, de modo que una venta descuenta stock y queda registrada en la contabilidad sin volver a digitarla.

Fuentes

• Dolibarr, sitio oficial.
• Odoo, comparación de ediciones y documentación de la app Código de barras.
• Precios de Odoo: plan de una aplicación gratis.
• ERPNext en GitHub y Ecommerce Integrations for ERPNext.
• Open Source Point of Sale en GitHub y su licencia.
• uniCenta oPOS y sus preguntas frecuentes.
• InvenTree en GitHub y documentación.